Người lao động (NLĐ) tuân thủ Nội quy lao động (NQLĐ) dưới góc độ không được thực hiện các hành vi mà NQLĐ không cho phép hoặc phải thực hiện các hành vi mà NQLĐ bắt buộc. Dưới góc độ Người sử dụng lao động (NSDLĐ), thì NSDLĐ không được xử lý kỷ luật đối với các hành vi của NLĐ không được quy định trong NQLĐ. Như vậy, qua đây ta thấy được phần nào vai trò vô cùng quan trọng của NQLĐ trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nói vậy không có nghĩa là tất cả NQLĐ do NSDLĐ ban hành đều có giá trị pháp lý mà nó chỉ phát sinh hiệu lực pháp luật khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về lao động.

Theo quy định của Bộ Luật lao động 2012 thì Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 Người lao động trở lên phải đăng ký Nội quy lao động. Theo đó, Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký Nội quy lao động. Như vậy, đối với NSDLĐ sử dụng dưới 10 lao động thì không cần phải đăng ký nội quy lao động. Trong trường hợp này, hiệu lực của Nội quy lao động do NSDLĐ quyết định trong NQLĐ hoặc thỏa thuận với NLĐ trong hợp đồng lao động nếu trường hợp không ban hành Nội quy lao động bằng văn bản.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành Nội quy lao động, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh (là Sở Lao động Thương binh và Xã hội cấp tỉnh (Sở LĐ - TB&XH cấp tỉnh) hoặc ban quản lý khu công nghiệp theo ủy quyền của Sở LĐ - TB&XH đối với doanh nghiệp thuộc khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Riêng đối với các doanh nghiệp có nơi đăng ký kinh doanh đặt tại TP. Hồ Chí Minh thì theo Quyết định số 15/2016/QĐ - UBND có sự phân cấp tiếp nhận hồ sơ đăng ký Nội quy lao động tại Thành phố Hồ Chí Minh giữa Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân quận, huyện (cấp huyện).

Thành phần hồ sơ đăng ký Nội quy lao động:

- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động​​​;

- Nội quy lao động;

- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất​​;

- Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Theo đó, ta thấy rằng trong hồ sơ đăng ký NQLĐ bắt buộc phải có biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Vậy đối với những doanh nghiệp không có Công đoàn cơ sở có đăng ký được Nội quy lao động không? Câu trả lời là được. Đối với doanh nghiệp không có Công đoàn cơ sở (CĐCS) thì sẽ xin ý kiến của Ban chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp (BCH Công đoàn cấp trên). Hồ sơ xin ý kiến bao gồm:

- Nội quy lao động (đóng dấu giáp lai, đại diện theo pháp luật kí tên)​​;

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (photo)​​;

- Khai trình lao động gần nhất​​;

- Biên bản lấy ý kiến của Người lao động (tất cả NLĐ cùng kí tên vào biên bản).

Tuy nhiên, trên thực tế, việc xin ý kiến của BCH Công đoàn cấp trên không dễ dàng được chấp thuận vì BCH Công đoàn cấp trên sẽ xem xét số lượng lao động của doanh nghiệp là bao nhiêu người để quyết định có cấp Văn bản cho ý kiến hay không. Nếu số lượng người lao động nhiều (không quy định cụ thể bao nhiêu là nhiều nhưng thông thường khoảng tầm 40 - 50 người, tùy địa phương) thì BCH Công đoàn cấp trên sẽ yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị các bước cần thiết để thành lập Công đoàn cơ sở vì cho rằng doanh nghiệp đã có đủ điều kiện để thành lập CĐCS.

Cụ thể, nếu Công ty có trên 5 NLĐ tự nguyện có Đơn đề nghị kết nạp vào tổ chức Công đoàn thì doanh nghiệp đã có thể tự mình làm các thủ tục để thành lập Công đoàn cơ sở. Tuy nhiên, nếu NLĐ không có đơn đề nghị mà số lượng NLĐ trong công ty đông đảo thì BCH công đoàn cấp trên sẽ xuống trực tiếp doanh nghiệp để tuyên truyền với NLĐ về lợi ích của việc gia nhập công đoàn, sau khi tổ chức buổi tuyên truyền nếu NLĐ đồng ý làm Đơn đề nghị kết nạp vào tổ chức công đoàn (đủ từ 5 đơn trở lên) thì doanh nghiệp sẽ phải thành lập công đoàn. Nhưng nếu NLĐ vẫn không có đơn đề nghị thì sẽ không thành lập công đoàn. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, nếu doanh nghiệp có số lượng NLĐ đông đảo mà không thành lập Công đoàn cơ sở thì sau này khi phải thực hiện các thủ tục hành chính sẽ rất khó khăn mặc dù việc thành lập Công đoàn cơ sở là tự nguyện (như đã phân tích ở trên) và độc lập với doanh nghiệp.

Vì vậy, lời khuyên cho các công ty có lực lượng lao động đông đảo là nên thành lập Công đoàn cơ sở để thuận tiện cho việc đăng ký Nội quy lao động cũng như thực hiện các thủ tục hành chính khác sau này. 

Cơ sở pháp lý:

- Bộ Luật lao động 2012

- Thông tư 47/2015/TT - BLĐTBXH ngày 16/11/2015

- Quyết định số 15/2016/QĐ - UBND của Ủy ban nhân dân TP. Hồ Chí Minh ngày 09/5/2016

Diễm Khoa